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職場待人接物的基本禮儀標准

2019-11-01 15:20

  隨時報告工作進度——

  上司交待的工作,各式各樣,從很快就能完成的複印,到需要花費長達一個月才能完成的長期完成的長期工作,真是不一而足。

  如果是一分很快就能完成的工作,完成之後必須立即報告;反之,要花較長時間的工作,就要不定時提報進展。

  對交給你去做的事已進行到哪裏,你的上司會非常在意。但是,他不會每天反複地問“完成多少了?”如果你能主動報告,他會比較放心。

  一般需花費一周來完成的工作,報告時間可設定在第三天或第四天。若是需要花費一個月來完成的工作,可每隔十天報告一次。

  上班服裝應得體——

  沒有規定員工穿制服的公司,職員可以自由的穿著。但是,若穿得太隨便或不講究,容易讓別人留下不好的印象。

  有時會因與客戶或上司商量事情,而一起吃晚飯:或者在回去時把東西順路送到別的公司。此時,如果穿著牛仔褲等隨便的裝扮,看起來會很不得體。

  因此,平時就應注意,穿著適合工作地點的服裝。如果是女性,裙子應避免過短或過長,男性的指甲應注意是否藏汙納垢;鞋子應選擇質感好的不宜太高,手提包則以多功能的爲主。

  在對方的會客室,應坐在下座——

  記得,當你前去拜訪其它公司時,應坐下座。將你帶到會客室的人,會請你坐上座,而你必須推辭。而在會客室裏等待時,應當淺坐在沙發上。輕輕地坐在在沙發的最邊緣,脊背挺直,腿不要盤起來而應整齊地並在一起。此外,當沙發較低時,應將腿略微偏向下座的一側。

  電話鈴聲不應超過三聲——

  當電話鈴響了好幾聲,卻不見對方來接聽時,一般打電話者會覺得煩躁,相信你也有過這種經驗。終于,有人接聽了,但傳來的卻是一聲很沒精神的“喂……”。

  接電話應在電話鈴響第三聲之前。如果此時沒空,過了許久才接電話,也應該說聲“讓你久等了”表示一下歉意,這是最起碼的禮節。

  無論是什麽原因千萬別讓電話響太久,才不會遲遲沒人接電話,而使對方焦躁不安。

  打電話時,必須主動自報姓名——

  當你打電話時應先主動自報姓名,要是連名字也不說,突然說出“請○○先生接電話”,就略顯失禮。因此,應在被對方尚未問起“請問你是哪位?”之前,先主動自報姓名。

  自報姓名時,應將自己所任職公司的名稱與自己的姓名,同時告訴對方。我們時常會遇到只說出公司名稱,而不報自己姓名的人。確實,我們可以理解此人想以該公司職員的身分代表,但是卻會對接電話的人造成麻煩。因爲無法正確轉達來電者爲何人。

  此外,如果不知道名字,會對以後的工作帶來許多不便,如果自己要找的人不在,還會造成聯系困難。

  不可以貌取人——

  所謂“人不可貌相”,不能因爲對方的身材魁梧,就斷定他的職務高,也可能存在相反的狀況。如果憑外貌來判斷對方的職務,有可能鬧出很大的誤會。

  當有一位或者兩位客人來訪時,根據對方的態度,大致能判斷出誰的地位較高:可是當有許多人來訪時,就很難分出誰是上司,誰是下屬。

  遇到這種情況,只要確認誰是上司或負責人就行了。當對方突然來訪,沒有時間加以確認時,不要按照自己的看法隨意作出判斷。應將他們帶到會客室,交給主管去安排。

  客人來訪,應起身迎接——

  如君整理資料正在忙得不可開交,此時有位客人走進來。如君騰不出空,只好繼續做事,同時坐著向客人打招呼。

  可是,這位來客見到她的上司便對如君坐著向他打招呼一事,表現出不滿的情緒。

  當然,如君也有她的苦衷,但在這種情況下,不論手上的工作多麽繁重,對于訪客,都應當站起身來行禮,這是最基本的禮節。或許如君的心裏懷著熱情歡迎的想法,可是,在訪客心裏卻不如此認爲。如果被客人看到你坐在媾做事,只是把頭例行公事般地點一下,那麽對方便很自然的有一種被忽略的感受。

  記得當遇有客人來訪之際,無論自己有多麽忙,都應站起身來打招呼。

  進會客室前先敲門——

  以下是常發生的情形:職員將訪客帶到會客室,心想裏面空無一人,于是將房門打開,卻發現裏面有人。因此,在進入會客室前別忘了要先敲門。如果有人,裏面負責接洽的職員會作出反應,從而避免使訪客意外撞見的失禮之舉。

  爲了避免失禮,不只限于會客室,包括其它所有的房間,在進去之前都應養成先敲門的好習慣。

  應確認客人離開後再離去——

  根據與對方的不同關系,送別客人的方式也會有所差異。既有可以在會客室門口告別的客人,也有需要送到大門口的客人。需要送到公司大門口的客人,已經算得上是具有相當分量的VIP了,因此采用這種送別方式絕不能馬虎。

  在大門口送別,自己應拿著客人的行李,在即將分別時再交給對方。千萬別在客人剛一轉身就連忙往回走,急著返回公司去,因爲你不知道客人是否會回過頭來,因此應目送客人遠去,直到看不見對方的身影爲止。

  在將客人送到停車場時,也應將對方的行李送到車上。首先,必須先爲對方打開車門,當客人坐好後再將車門關上。此時,也應目送對方的車子開走,直到看不到爲止。

  接電話時,要說聲“您好”——

  一般人在接聽來電時,習慣性的先從“喂喂”開始應答。但是,在公司內接電話,應拿起聽筒後,口齒清晰地說“您好”,再說出自己的公司名稱和部門名稱“這裏是○○公司”、“這裏是△△部”。

  在對方報出自己的姓名後,別忘了再加上一句“平日多多蒙照顧,不勝感激”。一般人對這種話通常會很難說出口,因爲“自己並沒有受到這個人的關照”。

  可是在商業上,有所謂的社交辭令。即使是與對方初次打交道,如果說一句“承蒙關照”,會給對方有更好的印象,結果就會完全不同。

  無法決定之事,應請上司前來處理——

  剛剛進入公司的佩君,無論做什麽都似乎幹勁十足。有一天接到電話時,佩君遇到了她不知道的一件事。她心裏想:就這樣請別人來聽,很沒面子。因此,她只是含含糊糊地回答。可是,後來卻發生嚴重的問題,佩君受到了上司嚴厲的斥責。

  雖然我們可以理解她求好心切,什麽事都要自己做的心情,可是,此時她應當及早地說一句:“我請負責人來接”或“對于這個問題,我不太清楚……”,然後換成上司或資深同事來接聽。

  在弄不清能不能讓其他人來接聽的時刻,只要以能讓上司或資深同事聽見的宏亮嗓音,將到目前爲止事情的原委複述一下。這樣,就能讓上司或同事知道對方和自己在說些什麽。

  因此,不要太逞能,只想憑自己的力量來應付,而要尋求周圍人的幫助。

  交換名片時應先遞出——

  交換名片是有學問的。當你向對方遞張汙迹斑斑的名片,或以從對方看來相反的方向遞出,都是錯誤的。此外,讓對方搶先遞出名片,更是不恰當。

  而名片必須比對方先遞出,並由下位者向上位者遞出才合乎禮儀。因爲來客始終處于上位,因此在自己公司迎接客人時,應該比對方早遞出名片。

  此外,在遞出名片時,必須站起來。有人或許嫌太麻煩,因此就坐著將名片遞給對方,這是非常失禮的。即使到對方公司拜訪,也應在自報姓名的同時遞出名片。

  如果與上司一同前往時,應在被上司介紹給對方之後才能遞出名片。

  避免將拜訪時間訂在星期——

  拜訪其他公司時,必須事先約定時間,但是訪問的日期與時刻,應取決于對方的日程,除非對方任何時間都可以時,才由自己決定。不過,有一個時間要特別注意,千萬別說“日期定在星期一上午”。

  通常,一般公司在星期一,常因商洽與會議而忙得不可開交。如果你將會面的時間定在這些時間,會造成對方的不便。

  約定會面時,除了定出訪問的日期與時刻,同時還應將己方前去訪問的人數、姓名、職務、將要商談的事情概要,以及預計所需的時間告訴對方。如此一來,對方才能對會客室等作出安排,並安排之後的日程。

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